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Primeros pasos

Configura DispatchR Base Ops

Base Ops es la parte de oficina de DispatchR. Ahí creas tu lista de clientes, preparas presupuestos, despachas a tus técnicos y cobras. Cinco pasos y ya estás trabajando con trabajos reales.

  • 5 pasos obligatorios
  • Unos 15 minutos
  • iPad o Mac con Apple silicon

In English

Antes de empezar

↑ Contenido

Tres cosas que debes tener a mano

Un iPad o una Mac

Base Ops está hecha para iPad y funciona en Mac con Apple silicon. Con un solo dispositivo basta para empezar.

La cuenta de iCloud del negocio

Inicia sesión en el dispositivo de la oficina con el Apple ID que el negocio va a conservar, antes de escribir el primer cliente. Tus registros se guardan en esa cuenta.

Dispositivos para el equipo

Los técnicos usan la app DispatchD en su propio iPhone o iPad, con su propio Apple ID. Tú agregas el dispositivo de cada uno en persona desde Base Ops y cada uno elige su PIN. Los dispositivos que compra el negocio pueden usar el Apple ID del negocio y no necesitan invitación.

Cómo está organizada

↑ Contenido

Diez pestañas, y la configuración en Configuración

La barra lateral es toda la app. Esto es lo que hay detrás de cada pestaña.

Panel 01

Trabajos activos, trabajos completados, pagos, número de clientes y valor promedio por trabajo.

Trabajo rápido 02

El camino más corto de una llamada a un trabajo programado, un presupuesto o una factura.

Clientes 03

Todos tus clientes, su historial de trabajos y, en negocios de HVAC, los equipos de cada dirección. Indica Cómo te encontró al agregar o editar un cliente (un anuncio de Google, Facebook, una postal, una recomendación…); PostSchedulR lo usa para mostrar qué anuncios y envíos por correo te traen trabajos.

Trabajos 04

Todos los presupuestos y facturas, su estado y el menú Enviar enlace en la sección Pagos de cada trabajo, donde Obtener aprobación del cliente permite que el cliente firme un presupuesto en la pantalla; se convierte en factura con la firma impresa. Para imprimir el presupuesto tal como lo firmó, elige Imprimir presupuesto firmado en el menú Enviar enlace. Cada trabajo muestra cómo va el trabajo (Programado, En curso, Completado) y, al lado, cómo van los documentos: Presupuesto creado, Presupuesto enviado, Factura aceptada, Factura enviada y luego Pagado.

Calendario 05

Los trabajos programados junto a tus eventos del Calendario de Apple. Elige un día aquí para programar o reprogramar un trabajo.

Mapa 06

Dónde están los técnicos, con los trabajos activos marcados y coloreados según estén asignados o no.

Inventario 07

Productos, servicios, avisos de poco inventario, el valor total del inventario y lo que te cuesta cada artículo y variación.

Archivos 08

Fotos, documentos y notas de voz, adjuntos a un trabajo o a un cliente, o sueltos.

Configuración 09

Todos los pasos de la primera parte se hacen aquí, en el mismo orden, con Ayuda y soporte al final.

Ayuda 10

Esta guía, dentro de la app para cuando la necesites.

Primera parte

↑ Contenido

Configuración inicial

Con los pasos 1 al 5 ya puedes trabajar. Los demás vale la pena hacerlos cuando tengas un momento.

1

Inicia sesión en iCloud

1 min
Configuración → Sincronización con iCloud

Antes de ingresar nada, confirma que el dispositivo tiene abierta la cuenta de iCloud que usará el negocio. En esa cuenta se guardan tus clientes, trabajos y técnicos.

  • La sección muestra tu contenedor, el estado de la zona y lo que se está sincronizando
  • Actualizar estado y Forzar sincronización están ahí cuando necesitas darle un empujón
  • ¿Todavía no iniciaste sesión? Toca Abrir Configuración del sistema, inicia sesión con tu Apple ID y vuelve

¿Más de un dispositivo en la oficina? Inicia sesión en todos los iPad y Mac de la oficina con la misma cuenta del negocio y comparten todo automáticamente. Los dispositivos de los técnicos funcionan distinto: los invitas en el paso 4.

2

Ingresa los datos de tu empresa

3 min
Configuración → Información de la empresa

Esto es lo que se imprime en cada presupuesto y factura, así que complétalo primero.

  • Nombre de la empresa, dirección, ciudad, estado y código postal
  • El teléfono y el correo a los que deben responder los clientes
  • Tu tasa de impuesto sobre las ventas, que se aplica a las facturas desde ese momento. Los dispositivos de los técnicos usan la misma tasa y los cambios les llegan solos
  • El logotipo de tu empresa, si tienes uno (también puedes agregarlo después, en el paso 9)
  • Color del informe: el color de tus facturas, presupuestos e informes del Panel, y de los informes de servicio que los técnicos crean en DispatchD. Elige una muestra o cualquier color; la vista previa muestra cómo se verá el encabezado del informe
3

Define tus tipos de trabajo

3 min
Configuración → Tipos de trabajo

Los tipos de trabajo son las categorías de tus trabajos y llenan la lista Tipo de trabajo de cada trabajo nuevo. Agrega los pocos que usa tu negocio, como Visita de servicio, Mantenimiento, Instalación y Reparación, y arrastra los más comunes hacia arriba.

  • El orden de aquí es el orden de la lista en Trabajo rápido
  • Un punto verde indica que el tipo de trabajo está activo; el botón del ojo lo desactiva
  • Mejor desactívalo que borrarlo, así los trabajos anteriores conservan su categoría

Negocios de HVAC: si un tipo de trabajo tiene un nombre como HVAC, Heating, Cooling, Heat Pump o Furnace, Base Ops activa la sección Equipos en las fichas de los clientes. Ahí registras el modelo y el número de serie, las toneladas, el tamaño del filtro y los datos eléctricos de cada unidad en una dirección de servicio.

4

Agrega a tus técnicos y sus dispositivos

5 min
Configuración → Técnicos

Cada técnico que agregas es alguien a quien puedes despachar trabajos y un usuario de la app DispatchD.

¿Solo o Equipo? Base Ops es gratis para un negocio con un técnico. Para agregar más, haz clic en Pasar a Equipo en la tarjeta del plan: el plan Equipo cuesta $19.99 al año para hasta 100 técnicos, sin cobro por técnico. DispatchD siempre es gratis. Si el plan Equipo vence, tus técnicos siguen trabajando, pero no puedes agregar nuevos hasta renovarlo. Haz clic en Administrar en la tarjeta del plan para cambiarlo o cancelarlo.

  • Haz clic en Agregar técnico. El nombre y el apellido son obligatorios; el número de empleado, el teléfono y el correo son opcionales
  • Activa Activar compartir ubicación para cada técnico que quieras ver en el Mapa
  • Después, con el dispositivo del técnico junto a esta Mac o iPad, haz clic en Agregar dispositivo del técnico en la tarjeta Acceso de dispositivos de técnicos de arriba, elige al técnico y haz clic en Empezar. En su dispositivo, Unirse a un negocio en persona de DispatchD muestra un código de 6 dígitos: escríbelo en Base Ops y haz clic en Agregar dispositivo. No se envía nada por mensaje ni correo, y siempre usa el Apple ID del dispositivo
  • DispatchD se une a tu negocio y descarga el equipo. El técnico elige su nombre y crea un PIN. Su dispositivo ya queda vinculado a él: solo ese dispositivo puede iniciar sesión como él, y no puede iniciar sesión como nadie más

La tarjeta muestra cuántos dispositivos se agregaron y cuántos se unieron. Agrega cada dispositivo de técnico en persona; es la única forma de entrar, así que una invitación no se puede reenviar al Apple ID equivocado. Administrar acceso muestra cada Apple ID con acceso, si ya se unió y como qué técnico inicia sesión, con un botón Eliminar para cada uno.

Qué ven los técnicos. En DispatchD, los técnicos ven sus propios trabajos, y los clientes solo mientras tengan un trabajo abierto con ellos. Pueden agregar clientes y corregir sus datos, pero no borrarlos. Los trabajos terminados (completados, pagados o cancelados) desaparecen de su dispositivo después de Los técnicos ven los trabajos terminados durante, en los ajustes de pago de aquí: 7 días si no lo cambias. Siguen en Base Ops.

Cuando alguien se va, elimínalo en Configuración → Técnicos. Si su dispositivo está vinculado, Base Ops quita su Apple ID de tu negocio al mismo tiempo, así que ya no puede ver tus trabajos ni tus clientes. El mensaje de confirmación muestra primero el Apple ID. Si todavía no hay un dispositivo vinculado, elige Eliminar y administrar acceso para quitar su Apple ID tú mismo.

¿Dispositivo nuevo? Haz clic en Editar en el técnico: la fila Dispositivo vinculado muestra qué Apple ID usa. Haz clic en Desvincular dispositivo, luego en Guardar, y podrá iniciar sesión en el dispositivo nuevo. Después agrega el dispositivo nuevo con Agregar dispositivo del técnico. El dispositivo anterior conserva el acceso hasta que quites su Apple ID en Administrar acceso. Los dispositivos con el Apple ID del propio negocio no se vinculan y pueden iniciar sesión como cualquiera.

Solo el dispositivo del dueño puede agregar técnicos. Agrega los dispositivos desde un iPad o una Mac de la oficina con la cuenta del negocio. Un dispositivo que se unió al negocio de otra persona muestra una explicación en lugar del botón.

5

Conecta Square

3 min
Configuración → Pagos con Square

Al conectar Square puedes enviar por correo facturas con un enlace de pago que funciona, mandar un enlace de pago por mensaje y cobrar con tarjeta en el lugar.

  • Haz clic en Conectar con Square. Se abre tu navegador, apruebas y vuelves a Base Ops
  • Ya conectada, la sección muestra tu ID de comerciante y una confirmación en verde
  • Activa Permitir que la app de iOS acepte pagos si los técnicos van a cobrar con un lector de Square
  • Debajo, Permitir que los técnicos hagan reembolsos deja que los técnicos reembolsen pagos con tarjeta y anulen pagos en efectivo o con cheque en sus propios trabajos. Al principio está desactivado: a los técnicos se les indica que los reembolsos pasan por la oficina
  • Configuración → Proveedores de pago → Aceptar cheques está activado al principio. Si lo desactivas, Cheque no se ofrece al registrar un pago, ni en Base Ops ni en los dispositivos de los técnicos. El efectivo se registra en Square como efectivo, así que aparece en los informes de efectivo de Square.
  • Desconectar está en la misma sección cuando lo necesites

¿Prefieres Stripe o PayPal? Configuración → Proveedores de pago conecta cualquiera de los dos y define el predeterminado para las facturas nuevas. Cada trabajo puede cambiarse a otro proveedor.

6

Trae tu catálogo de Square

Opcional
Configuración → Catálogo de Square

Si ya tienes tus precios en Square, no hace falta volver a escribirlos.

  • Sincronizar desde Square trae tu catálogo como conceptos que puedes agregar a cualquier trabajo
  • Gestionar catálogo maneja categorías, modificadores, descuentos, opciones y unidades
  • Sincronización automática de inventario (en Pagos con Square) mantiene las cantidades al día entre Base Ops y los dispositivos de los técnicos, revisando cada 30 segundos
7

Conecta tus calendarios

Opcional
Configuración → Calendarios de Apple

Da acceso a tus calendarios y elige cuáles mostrar. Los eventos del Calendario de Apple aparecen en la pestaña Calendario junto a los trabajos programados, así que vacaciones, citas con proveedores y despachos quedan en una sola vista.

8

Deja que los técnicos cobren con tarjeta

Si los técnicos cobran
Configuración → Pagos con Square → Aprovisionar dispositivo del técnico

Para cobrar con tarjeta, el iPhone o iPad del técnico necesita tus credenciales de Square. Base Ops se las entrega en persona: los dos dispositivos se conectan directamente por Wi-Fi y Bluetooth, y las credenciales viajan cifradas de extremo a extremo. Primero conecta Square (paso 5).

  • Acerca el dispositivo del técnico a la Mac o el iPad y haz clic en Iniciar aprovisionamiento
  • En el dispositivo del técnico: DispatchD → Settings → Square Payments → Receive Square Credentials y luego toca Receive (DispatchD está en inglés por ahora). Permite el acceso a los dispositivos de la red local si lo pide
  • El dispositivo muestra un código de 6 dígitos. Escríbelo en Base Ops y haz clic en Enviar credenciales
  • Tienes un solo intento. Un código equivocado cancela la transferencia y no se envía nada, así que empieza de nuevo

¿Se perdió un dispositivo o se fue un técnico? Desconecta y vuelve a conectar Square en Configuración → Pagos con Square. Eso deja sin acceso a todos los dispositivos que aprovisionaste, y luego aprovisionas los que todavía quieras.

9

Dale el estilo de tu negocio

Opcional
Configuración → Apariencia
  • Logotipo de la empresa: un PNG o JPG de unos 200 × 200 píxeles que se imprime en tus facturas
  • Color de acento de pestaña y Tema (claro, oscuro o el del sistema)
  • Duración predeterminada del trabajo, de 30 minutos a 4 horas, define cuánto ocupa cada trabajo nuevo en el calendario
  • Colores de fondo para tarjetas y vistas, con Restablecer valores predeterminados si cambias de idea
10

Pruébala antes de empezar

Opcional
Configuración → Datos de demostración → Cargar datos de demostración

¿Todavía no quieres cargar clientes reales? Carga 50 clientes de ejemplo con trabajos, conceptos y pagos, y recorre todo el proceso antes de decidirte. Tus registros actuales no se tocan.

Segunda parte

↑ Contenido

Un trabajo de principio a fin

El ciclo de todos los días, de la llamada al dinero en el banco.

  • Trabajo rápido
  • Asignar y programar
  • El técnico lo hace
  • Convertir en factura
  • Enviar enlace de pago
  • Pagado

  1. Anótalo en Trabajo rápido

    Busca un cliente existente por nombre, teléfono o correo, o cambia a Nuevo y agrégalo en el momento. Base Ops te avisa cuando el nombre se parece al de alguien que ya tienes.

  2. Completa el trabajo

    Elige el tipo de trabajo, Presupuesto o Factura, asigna un técnico, describe el problema y arrastra las fotos. Si tienes más de un técnico, el más cercano a la dirección del cliente aparece como Más cercano, contando solo a los técnicos conectados en DispatchD (que compartió su ubicación en los últimos minutos); haz clic para asignarlo. Un momento después, cuando Apple Maps tiene los tiempos de manejo con el tráfico actual, cambia al Más rápido, que puede no ser el más cercano. Editar trabajo lo marca igual cuando reasignas un trabajo. Para ponerlo en el calendario, haz clic en Programar en el calendario: Base Ops guarda el trabajo y abre el Calendario. Elige un día, haz clic en Programar en este día, fija la hora y haz clic en Guardar. En la pantalla Trabajos, el botón Programar en el calendario de un trabajo en borrador abre el Calendario de la misma forma. Para pasar un trabajo a otro día, ábrelo, haz clic en Editar y usa Reprogramar. Para cambiar solo la hora, cámbiala junto a la fecha en Editar trabajo, o haz clic en Cambiar hora en el trabajo, en la lista del día del Calendario.

  3. Agrega los conceptos

    Escríbelos o tómalos del inventario. El selector muestra los SKU y lo que hay en existencia. Cantidad, precio y total se actualizan sobre la marcha, con tu tasa de impuesto aplicada. Para agregar uno a un trabajo guardado, haz clic en Agregar artículo en su recuadro de conceptos: uno personalizado o del inventario, sin abrir Editar. Si Square está conectado, el presupuesto o la factura en Square también se actualiza.

  4. Despacha y sigue el trabajo

    El trabajo llega al dispositivo del técnico asignado. Sigue el día desde Panel, Trabajos o Calendario, o en el Mapa, donde los trabajos sin asignar tienen otro color que los asignados. Haz clic en el marcador de un trabajo y luego en Reasignar o Reprogramar, o en Abrir para verlo en Trabajos. Con más de un técnico, la tarjeta muestra el más cercano al trabajo entre los técnicos conectados en DispatchD (que compartió su ubicación en los últimos minutos); haz clic para asignarlo. Reasignar muestra a todos, el más rápido primero, con tiempos de manejo de Apple Maps y el tráfico actual para los técnicos conectados más cercanos.

  5. Convierte el presupuesto en factura

    Cuando el cliente lo aprueba, abre el trabajo y haz clic en Aceptar y convertir en factura. Los conceptos, las fotos y el historial pasan tal cual.

  6. Cobra

    Desde el menú Enviar enlace en la sección Pagos del trabajo: Crear enlace de pago, Vista previa de factura, Enviar factura por correo, Enlace de pago por mensaje de texto o Sincronizar factura con Square. Enviar factura por correo abre un solo correo, dirigido al cliente, con el asunto, un mensaje con el enlace de pago y el PDF de la factura adjunto. En Square, la factura tiene el mismo número que en Base Ops (por ejemplo, INV-0008) y el mismo total, con impuesto incluido. Con Square conectado, el enlace de pago se incluye solo: una factura que imprimes desde la vista previa lleva un código QR Scan to pay, y una factura enviada por correo o mensaje tiene un botón Pay Now (las facturas se imprimen en inglés). Cuando el trabajo tiene una factura de Square, ese enlace es la página de pago de la propia factura de Square, la misma del correo de Square, así que el cliente tiene una sola forma de pagar. Base Ops consulta Square cada par de minutos mientras está abierto y cuando vuelves a él: cuando el cliente paga, el pago aparece en el trabajo y un trabajo pagado completo se marca como pagado. Si el cliente paga la factura después de que registraste efectivo o un cheque, el pago con tarjeta también aparece, así que puedes darle Reembolsar desde el trabajo. Cuando la factura se paga completa de otra forma (efectivo, cheque o tarjeta), el enlace se desactiva para que el cliente no pague dos veces. Las facturas usan tu Color del informe y las largas siguen en más páginas. Una factura vence 30 días después de completar el trabajo, y muestra esa fecha. Cuando Square envía la factura por correo al cliente, también le manda recordatorios 3 días antes del vencimiento, el mismo día y 7, 14 y 30 días después. El técnico asignado al trabajo también puede cobrar con tarjeta en el lugar.

Tercera parte

↑ Contenido

Los dispositivos de tus técnicos

Lo que ve tu equipo en la app DispatchD en su iPhone o iPad, y lo que controlas desde la oficina. DispatchD está en inglés por ahora, así que sus botones se nombran como aparecen en pantalla.

  1. Unirse al negocio

    Instala DispatchD, toca Unirse a un negocio en persona junto a la Mac o iPad de la oficina y léele el código a la oficina (Base Ops: Agregar dispositivo del técnico). La app se une a tu negocio y descarga tu equipo, lo que puede tardar un minuto la primera vez. Luego el técnico elige su perfil.

  2. Crear un PIN

    Cada técnico elige su propio PIN la primera vez. Tres intentos equivocados bloquean la app hasta que haces clic en Restablecer PIN en Configuración → Técnicos. Luego elige un PIN nuevo.

  3. Hacer los trabajos del día

    Los trabajos asignados aparecen con el cliente, la dirección, las notas, los conceptos y las fotos. Los cambios que hace el técnico vuelven solos a Base Ops.

  4. Compartir la ubicación en horario

    Con Share Location activado, el dispositivo envía su posición cada 5 minutos. Only Share During Set Hours lo limita a los días y horas que elige el técnico. El permiso de ubicación debe estar en Always (Siempre).

  5. Escanear placas de equipos

    En trabajos de HVAC, Scan Nameplate fotografía la placa de datos de una unidad y completa el modelo, el número de serie y las especificaciones. El técnico los revisa antes de guardar, y la unidad aparece en el cliente en Base Ops.

  6. Cobrar con tarjeta

    Una vez aprovisionado (paso 8), el dispositivo cobra con un Square Reader, un Square Reader para pagos sin contacto y con chip, o una Square Terminal. Renueva su acceso a Square por sí solo, así que no hay nada que repetir.

Cuarta parte

↑ Contenido

Las cuentas en orden

Herramientas que conviene conocer cuando los trabajos ya están en marcha.

Conoce tu costo de los bienes vendidos

Anota lo que te cuesta cada artículo en Inventario: Costo unitario en el artículo y un Costo para cada variación en Editar artículo del inventario cuando las medidas o modelos cuestan distinto. Una variación sin costo propio usa el del artículo. Cuando una pieza se agrega a un trabajo, el trabajo guarda el costo que tenía ese día, así que los cambios de precio después no cambian los meses pasados. Panel → Informes → COGS muestra, para los trabajos facturados en un rango de fechas, tus ventas, el costo de las piezas vendidas y la ganancia bruta que queda, con cada pieza en la lista. Las piezas vendidas sin costo anotado se cuentan aparte para que las completes. Expórtalo como hoja de cálculo para tu contador.

Mira quién te debe

Panel → Informes → Saldos pendientes muestra cada trabajo facturado con saldo por cobrar, agrupado en 0–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días, con totales por cliente. Cada informe se abre como PDF con tu logotipo, los datos de tu empresa y tu Color del informe: Compartir PDF lo imprime o lo envía, y Exportar CSV te da una hoja de cálculo. La tarjeta Saldos por cobrar del Panel muestra el total que se debe, la tarjeta Vencido muestra lo que tiene más de 30 días, y los filtros Con saldo y Vencido hacen lo mismo en la lista de Trabajos. En un trabajo vencido, el menú Enviar enlace tiene Enviar recordatorio de pago por correo y Enviar recordatorio de pago por mensaje.

Asegúrate de que Square tenga cada pago

Square confirma cada pago que guarda, y Base Ops vuelve a revisar el registro de Square. Un pago en efectivo o con cheque que Square no recibió muestra No está en Square con un botón Enviar a Square, aquí o en el dispositivo del técnico. Nunca se registra dos veces. Square no permite que las apps marquen como pagadas sus propias facturas, así que cuando un trabajo tiene una factura de Square publicada, el pago entra en Square por separado: marca esa factura como pagada en el Panel de Square. La tarjeta Marcar como pagadas en Square del Panel muestra las que faltan, y cada una sale de la lista cuando Square la muestra pagada. Al anular un pago en efectivo o con cheque también se registra un reembolso en Square, así que Square deja de contarlo. La otra dirección también está cubierta: la tarjeta Pagos de Square que no están en la app del Panel compara los pagos de Square de los últimos 30 días con los tuyos y muestra los que la app no tiene, para que agregues cada uno a su trabajo o lo ignores. El filtro Requiere atención de la lista de Trabajos encuentra cada trabajo con un pago que no está en orden con Square. El Informe de ingresos cuenta el dinero que de verdad entró en el período, junto a lo facturado.

Reembolsa un pago con tarjeta

En el pago con tarjeta de un trabajo, haz clic en Reembolsar, escribe el monto total o una parte y agrega un motivo si quieres. Square devuelve el dinero a la tarjeta, y el reembolso aparece en el trabajo como un registro negativo, así que el saldo, los informes y las exportaciones lo tienen en cuenta. Si se corta la conexión, el reembolso queda pendiente con un botón Reintentar. Nunca se reembolsa dos veces. El efectivo y los cheques se anulan en lugar de reembolsarse, porque ese dinero lo devuelves tú.

Pon a Square al día con trabajos anteriores

Configuración → Sincronización histórica con Square sube a Square los trabajos de las fechas que elijas y crea allí las órdenes y facturas correspondientes. Los trabajos ya sincronizados se saltan, así que puedes hacerlo más de una vez.

Recupera registros borrados

Configuración → Datos y almacenamiento → Copias de seguridad. Base Ops guarda una copia de todo el negocio en esta Mac o iPad una vez al día, fuera del alcance de los técnicos, y conserva dos semanas de copias diarias más una por mes durante un año. Si desde la última copia desaparecen 5 o más clientes, trabajos, pagos o equipos, Base Ops pregunta si quieres Recuperarlos. También puedes hacer clic en Recuperar registros faltantes, elegir una copia y ver qué falta antes de restaurar. Restaurar solo vuelve a agregar lo que falta; nunca cambia trabajo más reciente. Guardar una copia guarda una copia en otro lugar, como Archivos o un disco.

Dale un archivo a tu contador

Configuración → Datos y almacenamiento → Exportar datos. Exportar archivo .OFX convierte los pagos completados de unas fechas en un archivo de estado de cuenta para QuickBooks, Xero, Wave o FreshBooks. Exportar inventario .CSV lista cada artículo con costo, precio, cantidad y estado de sincronización con Square. Exportar lista de clientes .CSV guarda cada cliente con dirección o teléfono en las columnas que lee PostSchedulR, para enviarles postales o mensajes de texto desde PostSchedulR (o abrir el archivo en Excel o Numbers).

Deja que una app de IA te ayude

Configuración → Apps de IA, en una Mac. Activa Permitir que las apps de IA usen Base Ops y haz clic en Copiar configuración de Claude Desktop (pégala en Claude Desktop en Configuración → Desarrollador → Editar configuración; necesita Node.js) o en Copiar comando de Claude Code (pégalo en Terminal). Mientras Base Ops esté abierto, puedes pedirle a Claude cosas como “¿Qué tiene Mike en la agenda el jueves?” o “Haz un presupuesto borrador para la reparación de A/C de Maria Garcia.” Las apps de IA pueden consultar y cambiar trabajos, clientes y la agenda, pero no pueden tocar pagos, cobrar tarjetas ni enviar nada a los clientes. Para eliminar un trabajo o un cliente, Base Ops muestra la solicitud y tú escribes DELETE; los trabajos con pagos o facturas, y los clientes con trabajos, no se pueden eliminar así. Cada cambio aparece en Cambios hechos por apps de IA. La configuración incluye una clave privada; si se filtra, haz clic en Clave nueva.

Mantén los papeles juntos

La pestaña Archivos reúne cada foto, documento y nota de voz, incluidos los informes de A/C con tu marca que los técnicos crean en DispatchD a partir de pruebas de measureQuick. Filtra por tipo, mira lo que todavía no está adjunto a un trabajo y graba una nota de voz directamente en el registro.

Vigila tu inventario

La pestaña Inventario marca los artículos con poco inventario y suma lo que hay en el estante. Con la sincronización automática activada, una pieza usada en un trabajo actualiza la cantidad en Base Ops y en Square.

Solución de problemas

↑ Contenido

Si algo no se ve bien

Esto cubre la mayoría de las dudas.

Un dispositivo de la oficina no ve los datos

Todos los iPad y Mac de la oficina deben tener abierta la misma cuenta de iCloud del negocio. Revisa Configuración → Sincronización con iCloud en ambos y usa Forzar sincronización. Los registros nuevos pueden tardar un momento en aparecer.

El dispositivo de un técnico no muestra trabajos ni clientes

El dispositivo solo ve tu negocio después de agregarlo en persona. En Configuración → Técnicos, la tarjeta Acceso de dispositivos de técnicos muestra quién se unió. Si no se unió, haz clic en Agregar dispositivo del técnico con su dispositivo junto a ti y pídele que toque Unirse a un negocio en persona. Además, los técnicos solo ven los clientes con un trabajo abierto suyo, y los trabajos terminados durante 7 días si no lo cambias.

Un técnico tiene un dispositivo nuevo y no puede iniciar sesión

Su perfil sigue vinculado al dispositivo anterior, así que DispatchD muestra “Can’t Sign In Here”. En Configuración → Técnicos, haz clic en Editar en ese técnico, luego en Desvincular dispositivo y en Guardar. Después haz clic en Agregar dispositivo del técnico con el dispositivo nuevo junto a ti, y quita el Apple ID anterior en Administrar acceso.

Agregar técnico abre el plan Equipo

Base Ops es gratis para un técnico. Para agregar un segundo, pasa al plan Equipo ($19.99 al año, cualquier cantidad de técnicos). ¿Ya pagaste en otro dispositivo? Haz clic en Restaurar compras. Un dispositivo de la oficina con otro Apple ID toma el plan Equipo del dueño cuando se sincroniza.

No aparece el botón Agregar dispositivo del técnico

Solo un dispositivo con la cuenta de iCloud del propio negocio puede agregar técnicos. Si este iPad o esta Mac se unió al negocio de otra persona, agrega los dispositivos desde el dispositivo del dueño.

Un técnico no aparece en el Mapa

Revisa tres cosas: que Activar compartir ubicación esté activado para él en Configuración → Técnicos, que Share Location esté activado en la app DispatchD y que el permiso de ubicación del dispositivo esté en Always (Siempre). Si usa Only Share During Set Hours, no aparece fuera de ese horario. El marcador de cada técnico muestra sus iniciales; los técnicos que están muy cerca comparten un marcador con un número. Haz clic en él para acercar el mapa hasta que se separen.

Falló la transferencia de credenciales al dispositivo de un técnico

Mantén el dispositivo del técnico junto a la Mac o el iPad, con Wi-Fi y Bluetooth activados en ambos. En ese dispositivo, permite el acceso a los dispositivos de la red local. Si el código se escribió mal, la transferencia se cancela a propósito: haz clic en Intentar de nuevo y empieza otra vez.

No se ofrecen enlaces de pago

El menú Enviar enlace dice “Conecta Square para obtener enlaces de pago” cuando Square no está conectado. Ve a Configuración → Pagos con Square y conéctalo, o vuelve a conectarlo si cambió algo en Square.

Un pago dice No está en Square

Está guardado en Base Ops, pero Square no lo recibió, normalmente porque se cortó la conexión. Haz clic en Enviar a Square en el pago. Puedes hacerlo desde aquí y desde el dispositivo del técnico sin riesgo. Un pago con tarjeta marcado como esperando a Square significa que el lector terminó pero Square no lo confirmó: búscalo en tu Square Dashboard antes de volver a cobrar la tarjeta.

Un pago anulado todavía cuenta en Square

El pago muestra “Anulado aquí, pero Square todavía lo cuenta” cuando Square no registró el reembolso, normalmente porque se cortó la conexión. Haz clic en Registrar en Square en el pago. Se registra una sola vez aunque lo intentes varias veces, y con efectivo o cheque no se mueve dinero.

Un reembolso dice que Square aún no lo confirmó

El reembolso se guardó, pero la respuesta de Square no llegó, normalmente porque se cortó la conexión. Haz clic en Reintentar en el reembolso. Square lo reconoce, así que la tarjeta se reembolsa una sola vez. Si Square lo rechazó, el reembolso lo indica y no cuenta, y puedes intentar con otro monto.

Un pago está en Square pero no en la app

Por lo general, la app se cerró antes de guardar el pago, o la venta se hizo fuera de DispatchR. Haz clic en la tarjeta Pagos de Square que no están en la app del Panel. Cada pago muestra el trabajo al que probablemente pertenece: haz clic en Agregar para ponerlo ahí, en Elegir trabajo para elegir otro, o en Ignorar si no tiene que ver con un trabajo. Los pagos hechos en DispatchD llevan en Square la referencia de la app, así que se emparejan solos.

Un cliente tiene un pago vencido

Abre el trabajo y elige Enviar recordatorio de pago por correo o Enviar recordatorio de pago por mensaje en el menú Enviar enlace. Envía el saldo pendiente, la fecha de vencimiento y el enlace de pago. Para ver a todos los que te deben, abre Panel → Informes → Saldos pendientes.

Un trabajo no aparece en Square

Base Ops envía un trabajo a Square solo cuando tiene al menos un concepto con precio, así los clientes nunca reciben una factura de $0.00. Agrega los conceptos, haz clic en Guardar y el presupuesto o la factura se envía a Square. Sincronizar con Square, en el menú Enviar enlace, muestra el mismo aviso si lo intentas antes.

Un técnico está bloqueado

Tres PIN equivocados bloquean la app. En Configuración → Técnicos, haz clic en Restablecer PIN en ese técnico. Elegirá un PIN nuevo la próxima vez que su dispositivo se sincronice.

Los clientes no tienen la sección Equipos

El registro de equipos se activa cuando un tipo de trabajo activo tiene un nombre parecido a HVAC: HVAC, Heating, Cooling, Heat Pump o Furnace. Agrega uno en Configuración → Tipos de trabajo.

Aparece el aviso “Problema de sincronización con iCloud”

Base Ops lo muestra en la parte inferior de la pantalla cuando la sincronización con iCloud falla dos veces seguidas, y lo oculta cuando una sincronización vuelve a funcionar. Mientras se muestra, los cambios hechos en este dispositivo no llegan a los técnicos ni a otros dispositivos. El aviso dice por qué: sin conexión (los cambios se sincronizan cuando vuelva), sin sesión en iCloud o almacenamiento de iCloud lleno. Si dice que los cambios de este dispositivo no se están subiendo, cierra y vuelve a abrir Base Ops: al abrirse repara la causa más común. Para cualquier otra causa muestra los detalles; envíalos a soporte.

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