Configura DispatchD
DispatchD es la parte del técnico de DispatchR. Tu oficina maneja el negocio en DispatchR Base Ops; DispatchD pone tus trabajos, clientes y cobros en tu propio iPhone o iPad. Cuatro pasos y estás listo para tu primera visita.
- 4 pasos obligatorios
- Unos 5 minutos
- iPhone o iPad
Antes de empezar
↑ ContenidoTres cosas que debes tener a mano
Tu propio iPhone o iPad
Con tu propio Apple ID e iCloud. No necesitas la cuenta del negocio; la oficina comparte el negocio contigo. Un dispositivo que compró el negocio puede usar el Apple ID de la oficina: así no necesita unirse y el negocio se descarga solo.
Tu nombre en Base Ops
La oficina te agrega en Base Ops, en Configuración → Técnicos. De ahí vienen tu perfil y tus trabajos.
La Mac o el iPad de la oficina, cerca
Te unes al negocio en persona, junto a la Mac o el iPad de la oficina con Base Ops. No se envía nada por mensaje ni correo.
Cómo está organizada
↑ ContenidoCuatro pestañas abajo
Todo lo que haces en el campo empieza en una de estas.
Trabajos 01
Tus trabajos, filtrados por Hoy, Esta semana o Documentos. Cada trabajo tiene su presupuesto o factura, sus pagos y Cobrar. Aquí pasa la mayor parte del día.
Clientes 02
Los clientes con los que tienes un trabajo abierto, con datos de contacto, cómo llegar, sus trabajos, archivos y equipos.
Crear 03
Hacer un presupuesto o una factura nueva en el lugar, con conceptos del inventario.
Configuración 04
Compartir ubicación, Apariencia (Sistema, Claro u Oscuro), credenciales de Square, el lector de tarjetas, el estado de sincronización y Log Out (cerrar sesión).
Primera parte
↑ ContenidoConfiguración inicial
Con los pasos 1 al 4 ya puedes trabajar. Los demás dependen de si cobras.
Instala DispatchD
1 minApp Store → DispatchD
Instala DispatchD en el iPhone o iPad que vas a llevar, y revisa que el dispositivo tenga iCloud activado. Te unirás al negocio desde la app, junto a la Mac o el iPad de la oficina.
Únete en persona
1 minDispatchD → Unirse a un negocio en persona
Ponte junto a la Mac o el iPad de la oficina mientras hacen clic en Configuración → Técnicos → Agregar dispositivo del técnico en Base Ops y eligen tu nombre. Toca Unirse a un negocio en persona en la pantalla de perfiles: DispatchD muestra un código de 6 dígitos. Léeselo a la oficina; cuando lo escriben, DispatchD se une a tu negocio y descarga el equipo, lo que puede tardar un minuto la primera vez. Siempre usa el Apple ID de este dispositivo.
¿El código no coincidió? No se compartió nada; empieza de nuevo en los dos dispositivos. ¿Tu dispositivo usa el Apple ID de la oficina? Sáltate este paso. Tu equipo aparece en la pantalla de perfiles cuando el negocio termina de descargarse.
Elige tu perfil y crea un PIN
1 minSelecciona tu perfil para continuar
Toca tu nombre, crea un PIN de 4 dígitos y escríbelo otra vez para confirmarlo. Desde entonces abres DispatchD con ese PIN.
Tu primer inicio de sesión vincula tu perfil con este dispositivo. Después, solo este dispositivo puede iniciar sesión como tú, no sirve para iniciar sesión como otra persona y aquí solo aparece tu nombre. Un dispositivo que la oficina agregó en persona ya queda vinculado, así que desde el principio solo muestra tu nombre. Los dispositivos con el Apple ID de la oficina no se vinculan.
- ¿No ves tu nombre? Toca Actualizar y dale otro momento a la descarga
- Tres PIN equivocados bloquean la app hasta que la oficina lo restablezca
- ¿Compartes un dispositivo de la empresa con el Apple ID de la oficina? Cerrar sesión está al final de Configuración
Activa compartir ubicación
1 minConfiguración → Compartir ubicación
Con Compartir ubicación activado, tu posición llega al mapa de la oficina cada 5 minutos, así pueden enviar al técnico más cercano y darle al cliente una hora de llegada precisa.
- Pon el permiso de ubicación en Siempre. Abrir Configuración te lleva ahí
- Compartir solo en el horario fijado limita la ubicación a los días y horas que elijas, así sales del mapa al terminar tu jornada
Recibe las credenciales de Square
Si cobras con tarjetaConfiguración → Pagos con Square → Recibir credenciales de Square
Para cobrar con tarjeta, tu dispositivo necesita las credenciales de Square del negocio. Se entregan en persona desde la Mac o el iPad de la oficina, cifradas de extremo a extremo.
- Ponte junto al dispositivo de la oficina con Wi-Fi y Bluetooth activados
- La oficina hace clic en Iniciar aprovisionamiento en Base Ops; tú tocas Recibir. Permite el acceso a los dispositivos de la red local si lo pide
- Tu pantalla muestra un código de 6 dígitos. Léelo en voz alta para que la oficina lo escriba en Base Ops
- Un código equivocado cancela la transferencia y no se envía nada. Simplemente empieza de nuevo
Después, DispatchD renueva su acceso a Square por sí sola, así que no hay nada que repetir.
Empareja un lector de tarjetas
Si cobras con tarjetaConfiguración → Lector de tarjetas → Buscar lectores
Pon el lector en modo de emparejamiento, toca Buscar lectores y luego toca tu lector cuando aparezca en la lista. El estado de arriba muestra el lector conectado y su nivel de batería.
- La línea Lector de tarjetas aparece en Configuración cuando tu dispositivo ya recibió las credenciales de Square (paso 5)
- También puedes abrirlo con Conectar lector de tarjetas mientras cobras
- Funciona con Square Reader, Square Reader para pagos sin contacto y con chip, y Square Terminal
- Permite el Bluetooth cuando DispatchD lo pida
Practica con datos de ejemplo
OpcionalConfiguración → Datos de demostración → Cargar datos de demostración
Carga clientes y trabajos de ejemplo para que pruebes cada pantalla antes de una visita real. Mientras está activo se ve un aviso naranja Modo demo; toca Salir para quitar los ejemplos.
Segunda parte
↑ ContenidoHacer un trabajo
El ciclo de todos los días, de la lista de trabajos a la factura terminada.
- Abrir el trabajo
- Llegar
- En curso
- Notas y fotos
- Enviar factura
- Completed
Encuentra el trabajo
La pestaña Trabajos muestra los trabajos asignados a ti. Cambia entre Hoy y Esta semana, o busca por cliente, descripción o número de documento. Los dos mantienen los trabajos terminados o pagados, con la etiqueta Pagado cuando el saldo está pagado por completo, y los trabajos cancelados salen de la lista. Documentos muestra tus presupuestos y facturas, del más reciente al más antiguo, incluidos los que creaste, enviaste o ya te pagaron. Los trabajos terminados salen de DispatchD después de 7 días, o lo que elija la oficina en Base Ops; la oficina los sigue teniendo.
Llega al lugar
Abre el trabajo para ver el cliente, la dirección, la descripción del problema y los conceptos. Cómo llegar abre Mapas; Llamar al cliente llama al cliente. Para fijar o cambiar el día y la hora, toca la fecha (o Programar) o Editar arriba; la oficina lo ve en el Calendario de Base Ops. Editar presupuesto o Editar factura cambia los conceptos.
Mantén el estado al día
Toca Actualizar estado: Programado, En curso, Esperando repuestos, Completado o Cancelado. La oficina ve cada cambio en Base Ops. Una segunda etiqueta junto al estado sigue los documentos: Presupuesto creado, Presupuesto enviado cuando lo mandas por correo, mensaje o lo compartes, Factura aceptada, Factura enviada y Pagado.
Anota lo que encontraste
Agrega notas y adjunta una Foto o un Archivo al trabajo. Todo vuelve solo a la oficina. Mantén presionada una foto para compartirla o guardarla en Fotos.
Convierte el presupuesto en factura
Cuando el cliente aprueba un presupuesto, toca Aceptar (u Obtener aprobación): el cliente escribe su nombre y firma en tu pantalla, y el presupuesto se convierte en factura con los mismos conceptos y totales.
Envíala
Ver presupuesto o Ver factura muestra el PDF tal como lo recibe el cliente. Para que aprueben un presupuesto en el momento, toca Obtener aprobación: el cliente escribe su nombre y firma en tu pantalla, el presupuesto se convierte en factura y la firma aparece impresa en ella. Ver presupuesto firmado muestra el presupuesto tal como lo firmó, para imprimirlo o enviarlo. Enviar por correo, Enviar por mensaje o Compartir envían el presupuesto o la factura como PDF con los datos de tu empresa. Si tu dispositivo tiene credenciales de Square (paso 5), una factura con saldo recibe un enlace de pago de Square: el PDF trae un botón Pay Now y un código QR, y el correo y el mensaje incluyen el enlace, para que el cliente pague en línea. Si la oficina ya creó un enlace en Base Ops, se usa ese. Cuando la oficina envió la factura a Square, el cliente paga en la página de esa factura de Square, así que hay una sola forma de pagar. Cuando la factura se paga completa de otra forma (efectivo, cheque o tarjeta), el enlace se desactiva para que el cliente no pague dos veces.
Tercera parte
↑ ContenidoClientes, equipos y trabajo nuevo
Lo que puedes agregar desde el campo, sin llamar a la oficina.
Busca un cliente
La pestaña Clientes muestra los clientes con los que tienes un trabajo abierto, y los que agregaste en este dispositivo en el último día. Busca por nombre, teléfono o correo. La página de un cliente muestra sus datos de contacto, Cómo llegar, sus trabajos y sus archivos. Puedes agregar clientes y corregir sus datos, pero no borrarlos.
Agrega un cliente nuevo
Toca +, completa el nombre, el teléfono, el correo y la dirección, y toca Guardar. También aparece en Base Ops.
Registra los equipos
En negocios de HVAC, los clientes tienen una sección Equipos ligada a la dirección de servicio: modelo y número de serie, toneladas, tamaño del filtro, refrigerante y datos eléctricos.
Escanea una placa
En un trabajo (o un cliente), toca + junto a Equipos y luego Escanear placa. Fotografía la placa de datos de la unidad y completa el modelo, el número de serie y las especificaciones. Revisa los valores antes de guardar. Equipos aparece cuando la oficina tiene un tipo de trabajo de HVAC y el trabajo tiene una dirección.
Haz un presupuesto en el lugar
En la pestaña Crear, elige Presupuesto o Factura, selecciona el cliente (o toca Cliente nuevo para agregarlo) y describe el problema. Para programarlo, activa Programado y elige el día y la hora. Los conceptos vienen del inventario, que muestra lo que hay en existencia, o agrega un servicio a mano. Un artículo con variaciones, como las medidas de filtro, muestra cada una con su propio precio: toca la que vas a usar. ¿Cambiaste de idea? Toca Cancelar arriba y luego Descartar para borrar el formulario y volver a Trabajos.
Revisa los totales
El subtotal, el impuesto y el total se actualizan al agregar conceptos. El impuesto usa la tasa que la oficina puso en Base Ops. Toca Crear y el documento nuevo llega a la oficina y a tus trabajos.
Convierte una prueba de measureQuick en un informe
En measureQuick, exporta la prueba como PDF y toca Compartir y luego DispatchD. Elige el trabajo, escribe tus notas y toca Crear informe. Obtienes un informe con la marca de tu empresa, las lecturas que tomaste, tus notas y los equipos registrados.
Envíaselo al cliente
Toca Enviar al cliente para enviar el informe por correo o mensaje. También se guarda, junto con el PDF original de measureQuick, en los archivos del trabajo y del cliente, y tus notas quedan en el trabajo, así que la oficina ve todo.
Cuarta parte
↑ ContenidoCobrar
Cada trabajo muestra sus pagos y el saldo pendiente. Cobrar aparece en el trabajo cuando la oficina permite que los técnicos cobren.
Cobra con tarjeta
En el trabajo, toca Cobrar. Esa factura ya está elegida y el monto empieza en su saldo pendiente; cámbialo para un pago parcial. Para elegir otra factura, toca Cambiar: solo aparecen los trabajos asignados a ti, cada uno con su número y saldo pendiente, primero los que aún se deben. Luego elige Tarjeta. Con un lector conectado, toca Procesar pago con tarjeta y pide al cliente que acerque, inserte o deslice la tarjeta.
Registra efectivo o un cheque
Elige Efectivo o, si tu oficina acepta cheques, Cheque, agrega una nota como el número de cheque y toca Registrar pago. Si tu dispositivo tiene las credenciales de Square, el pago también queda registrado en Square.
Confirma que Square lo tiene
Square confirma cada pago con tarjeta, en efectivo o con cheque que guarda, y DispatchD vuelve a revisar el registro de Square. Abre un pago para ver Registrado en Square. Si dice No está en Square, el pago está guardado pero Square no lo recibió: toca Enviar a Square. No puede registrarse dos veces, aunque la oficina también lo envíe.
Reembolsos
Los reembolsos pasan por la oficina, salvo que la oficina active los reembolsos de técnicos en Base Ops. Si los activó, abre un pago de uno de tus trabajos: Reembolsar a la tarjeta devuelve todo o parte de un pago con tarjeta a la tarjeta a través de Square, y Revertir pago es para el efectivo o el cheque que le devolviste al cliente. La tarjeta no tiene que estar presente.
¿No traes lector?
La oficina igual puede enviarle al cliente, por correo o mensaje, una factura con un enlace de pago de Square desde Base Ops.
Solución de problemas
↑ ContenidoSi algo no se ve bien
Esto cubre la mayoría de las dudas.
Mi nombre no aparece en la pantalla de perfiles
DispatchD solo ve tu negocio después de que te unes en persona. Si ya lo hiciste, toca Actualizar y espera un minuto con buena conexión. Si todavía no apareces, pide a la oficina que revise que estés agregado en Base Ops, en Configuración → Técnicos, y que vuelva a agregar tu dispositivo con Agregar dispositivo del técnico.
Dice “Este es el Apple ID de la oficina”
Este dispositivo tiene el mismo Apple ID que la Mac o el iPad de la oficina. Un Apple ID no puede unirse a un negocio que ya es suyo, así que agregarlo otra vez no sirve. No hay nada a lo que unirse: el negocio se descarga solo en este dispositivo y tu equipo aparece cuando termina. Los técnicos con su propio dispositivo deben usar su propio Apple ID y unirse ahí en persona.
No veo ningún trabajo
La pestaña Trabajos solo muestra trabajos asignados a ti, y los terminados solo durante el plazo que fija la oficina (7 días si no lo cambia). Prueba Esta semana o Documentos, luego desliza la lista hacia abajo para actualizar, o usa Configuración → Sincronizar ahora. Si sigue faltando un trabajo, pregunta a la oficina si está asignado a ti.
Dice “No se puede iniciar sesión aquí”
Tu perfil está vinculado a otro dispositivo, o este dispositivo está vinculado a otro técnico. Si cambiaste de dispositivo, pide a la oficina que desvincule el anterior en Base Ops: Configuración → Técnicos → Editar → Desvincular dispositivo. Luego vuelve a iniciar sesión.
Mi PIN está bloqueado
Tres PIN equivocados bloquean la app. Pide a la oficina que haga clic en Restablecer PIN en tu nombre, en Base Ops, en Configuración → Técnicos. Cuando tu dispositivo se sincronice, eliges un PIN nuevo.
Un trabajo no aparece en la lista al cobrar
Solo puedes cobrar en trabajos asignados a ti, así que la lista muestra solo esos. Si estás en un trabajo asignado a otra persona, o a nadie, pide a la oficina que te lo asigne en Base Ops. Aparece cuando tu dispositivo se sincronice.
Un pago dice Not in Square
El pago está guardado en tu dispositivo, pero Square no lo recibió, normalmente porque no había señal. Abre el pago y toca Enviar a Square. Un pago con tarjeta marcado Revisar en Square significa que el lector terminó pero Square no lo confirmó: búscalo en la app de Square o en el Square Dashboard antes de volver a cobrar la tarjeta. No cuenta para el trabajo hasta que Square lo confirme.
No puedo reembolsar un pago
Salvo que la oficina permita que los técnicos hagan reembolsos, los reembolsos pasan por la oficina: pídeles que lo reembolsen en Base Ops. Si lo permiten, solo puedes reembolsar pagos de trabajos asignados a ti. Un reembolso que Square no confirmó necesita un Retry: ábrelo y toca Retry. No se reembolsará dos veces.
No aparece el botón Cobrar
Lo controla la oficina. En Base Ops, Configuración → Pagos con Square → Permitir que la app de iOS acepte pagos lo activa para todo el equipo. Tampoco aparece en un trabajo pagado por completo ni en uno asignado a otra persona.
La oficina no me ve en el mapa
Revisa que Compartir ubicación esté activado en Configuración, que el permiso de ubicación esté en Siempre y, si usas Compartir solo en el horario fijado, que estés dentro de tu horario. La oficina también tiene que activar compartir ubicación para ti en Base Ops.
Falló la transferencia de credenciales de Square
Quédate junto al dispositivo de la oficina, con Wi-Fi y Bluetooth activados en ambos, y permite el acceso a los dispositivos de la red local. Si el código se escribió mal, la transferencia se cancela a propósito: empieza de nuevo desde Recibir credenciales de Square.
Mi lector de tarjetas no se conecta
Revisa que el Bluetooth esté activado y que DispatchD tenga permiso para usarlo, que el lector esté cargado y que estés cerca. Si todavía no se empareja, reinicia el lector y vuelve a buscarlo.
Respondemos las dudas de configuración directamente, sin filas de espera.